Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams einen Mitarbeiter (m/w/d) als Office Manager in Teilzeit
ViewSonic wurde 1987 in Kalifornien, USA, gegründet und ist seit über 30 Jahren ein weltweit führender Anbieter von visuellen Lösungen. Als Innovator und Visionär hat ViewSonic den Menschen mit seinem Portfolio, darunter Monitore, kommerzielle Displays, interaktive Flat-Panels, Touch-Displays und Projektoren, in Verbindung mit erstklassigen Software- und Serviceleistungen, einschließlich unseres innovativen Hybrid-Cloud-Systems myViewBoard für Digital WhiteBoards, dabei geholfen , den Unterschied zu sehen („See the Difference“).
Ihre Aufgaben als Office Manager
Sie sind die Schnittstelle zwischen der deutschen, der englischen und der chinesischen Niederlassung
Kaufmännische Aufgaben:
Rechnungen prüfen und vorkontieren
Dokumentation und Ablage aller Originalrechnungen
Rechnungen scannen und an die Kollegen in UK und China per E-Mail schicken
Ansprechpartner für alle deutschen Kunden, wenn es um kaufmännische Belange geht
Kommunikation zwischen der deutschen Niederlassung und den europäischen/chinesischen Niederlassungen
Personalaufgaben:
Anzeigen erstellen
Kommunikation mit potenziellen Bewerbern bis zur Organisation von Bewerbungsgesprächen
Hilfe bzw. alleinige Erstellung von Arbeitsverträgen z.B. bei Studenten/Praktikanten
Klärung von rechtlichen Fragen in Bezug auf Personal
Schnittstelle zwischen Personal/Personalabteilung in UK/China/Krankenkassen/Gehaltsbuchhaltung/Arbeitsamt/ Pensionskassen usw.
Hilfe bei Anträgen zu Pensionen/Direktversicherungen
Ausfüllen jeglicher Anträge in deutscher Sprache, wie z.B. Arbeitgeberbescheinigungen, Anträge zur Übernahme von Versicherungen durch den Arbeitgeber
Erstellung von Arbeitszeugnissen
Beantwortung aller Rückfragen aus UK/China aufgrund von Sprachbarrieren
Organisatorische Aufgaben:
Erster Ansprechpartner für alle Anfragen im deutschen Raum, danach Weiterleitung an die zuständigen Kollegen/Abteilungen in UK/China
Bestellung von Büromaterial und Inventar
Einholung von Angeboten bei Mobilfunkverträgen,- Firmenfahrzeugen, diversen Anzeigen, Versicherungen, Inventar, Arbeitsaufträgen bezüglich Büroarbeiten
Angebotsvergleiche, Kommunikation von Angebotseinholung bis hin zur Auftragserteilung aller anfallender Arbeiten im Büro
Koordination und Abwicklung von Aufträgen zu Firmenfahrzeugen wie Reifenwechsel, Reparaturaufträge, Inspektionen usw.
Aufstellung und Überwachung aller Verträge, die an Laufzeiten gebunden sind, wie Mietvertrag, Festnetz,- und Mobilfunkverträge
Planung und Organisation von Personalveranstaltungen wie Strategiemeetings/Weihnachtsfeier
Damit begeistern Sie uns:
Eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
Sie sind ein echtes Organisationstalent
Sie haben freundliches, zuvorkommendes und souveränes Auftreten und gehen offen auf Kollegen und Kunden zu
Sie haben eine schnelle, zuverlässige und organisierte Arbeitsweise
Ihre sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein versierter und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen runden Ihr Profil ab
Wir bieten:
Eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe mit viel Eigenverantwortung in einem offenen und dynamischen Team.
Unser gemeinsames Ziel ist es, ViewSonic unter die TOP Hersteller im Markt zu etablieren.
Unser großzügig gebautes Büro auf einem revitalisiertem Zechengelände, wo die Nostalgie der alten auf die Moderne trifft, wartet auf Sie.
Die Stelle ist auf 20h/Woche ausgeschrieben, jedoch sind die Zeiten flexibel und können individuell abgesprochen werden
Interessiert?
Dann schicken Sie uns Ihre Unterlagen inkl. Gehaltsvorstellung zu. Bitte reichen Sie uns Ihren Lebenslauf in deutscher und englischer Sprache ein